Shopware B2B Bestellprozess: Von Schnellbestellung zur KI-Beratung

Einleitung: Der fundamentale Wandel im B2B-Einkauf

Der B2B-E-Commerce befindet sich in einem fundamentalen Wandel. Lange Zeit galt die einfache Formel: Ein guter B2B-Shop muss vor allem effizient sein. Einkäufer wissen, was sie wollen, kennen ihre Artikelnummern und möchten den Shopware B2B Bestellprozess so schnell wie möglich durchlaufen. Doch diese Annahme bröckelt zunehmend.

Aktuelle Daten von McKinsey zeigen, dass B2B-Entscheider heute ein Verhalten an den Tag legen, das wir früher nur aus dem B2C-Bereich kannten – gepaart mit extrem hohen Transaktionswerten. Laut dem B2B Pulse Survey sind mittlerweile 39 % der B2B-Käufer bereit, Bestellungen von über 500.000 US-Dollar rein digital über Self-Service-Kanäle oder Remote-Interaktionen abzuwickeln. Das ist ein Anstieg von 28 % vor nur zwei Jahren, wie Digital Commerce 360 berichtet.

Das bedeutet konkret: Der digitale Kanal ist nicht mehr nur für Nachbestellungen von C-Teilen da. Er wird zum Kanal für komplexe Investitionsgüter und erklärungsbedürftige Produkte. Doch hier stoßen klassische Shop-Funktionen an ihre Grenzen. Die Standard-Features wie Schnellbestellung und Wiederbestelllisten sind zwar essenzielle Hygienefaktoren, aber sie lösen nicht das Problem der Auswahl bei komplexen Anforderungen.

In diesem umfassenden Guide analysieren wir den Shopware B2B Bestellprozess in der Tiefe. Wir betrachten die unverzichtbaren Standard-Komponenten, identifizieren die kritische Lücke in der Pre-Order-Phase und zeigen auf, wie du durch den Einsatz von KI-gestützter Produktberatung und Agentic Commerce diese Lücke schließen und dich vom Wettbewerb abheben kannst.

Teil 1: Das Fundament – Der Standard Shopware B2B Bestellprozess

Bevor wir über KI-Revolutionen sprechen, müssen die Hausaufgaben gemacht sein. Google und deine Kunden erwarten, dass bestimmte Basis-Funktionalitäten reibungslos funktionieren. Shopware hat hier in den letzten Jahren massiv investiert und mit dem Wechsel von der monolithischen B2B Suite zu den modularen B2B Components die Weichen für die Zukunft gestellt.

Ein robuster Shopware B2B Bestellprozess basiert heute auf folgenden Säulen, die in der Shopware Evolve und Beyond Edition (bzw. über Shopware Commercial) verfügbar sind. Diese Informationen findest du auch detailliert in der offiziellen Shopware-Dokumentation.

Die Schnellbestellung (Quick Order)

Für den klassischen Beschaffer, der genau weiß, was er braucht, ist Zeit die einzige Währung. Die Schnellbestellung ist das Herzstück der Effizienz im Shopware B2B Bestellprozess.

• Funktionsweise: Kunden können Artikelnummern (SKUs) und Mengen direkt in eine Maske eingeben oder – noch wichtiger – eine CSV/XLS-Datei hochladen
• Der Prozess: Statt durch Kategorien zu navigieren, wird der Warenkorb in Sekunden befüllt. Dies ist besonders relevant für wiederkehrende Bestellungen von Verbrauchsmaterialien
• Technische Basis: In den neuen B2B Components ist dies als modulares Element integriert, das per API angesprochen werden kann, was die Performance im Vergleich zu älteren Plugins deutlich verbessert

Genehmigungsworkflows (Approval Rules)

Im B2B kauft selten eine Person allein. Budgets und Hierarchien bestimmen den Prozess. Ohne digitale Abbildung dieser Strukturen bricht der Shopware B2B Bestellprozess ab, weil der Einkäufer offline eine Unterschrift einholen muss.

• Szenario: Ein Mitarbeiter legt Waren in den Warenkorb. Überschreitet der Wert ein definiertes Limit (z. B. 500 €), wird die Bestellung nicht ausgelöst, sondern in einen Genehmigungsstatus versetzt
• Workflow: Der Vorgesetzte erhält eine Benachrichtigung (E-Mail oder im Portal), prüft den Warenkorb und gibt ihn frei oder lehnt ihn ab
• Vorteil: Dies verhindert Maverick Buying (wildes Einkaufen am Prozess vorbei) und gibt Unternehmen volle Kostenkontrolle direkt im Shop

Rollen und Rechte (Employee Management)

Ein Firmenaccount in Shopware ist kein Einzelaccount. Es ist eine Organisationseinheit mit komplexen Strukturen und Verantwortlichkeiten.

• Granulare Steuerung: Der Shopbetreiber oder der Administrator auf Kundenseite kann genau festlegen, wer was darf. Darf der Azubi Preise sehen? Darf der Projektleiter bestellen oder nur Angebote anfordern?
• Unternehmensstruktur: Mit den B2B Components lassen sich komplexe Hierarchien abbilden, die genau widerspiegeln, wie das Kundenunternehmen organisiert ist
• Kundenspezifische Preise: Unterschiedliche Preisstufen und Rabatte können auf Rollen- oder Unternehmensebene hinterlegt werden

Angebotswesen (Quote Management)

Nicht jeder Preis ist fix. Im B2B ist Verhandlung Teil des Geschäfts. Hier unterscheidet sich der Shopware B2B Bestellprozess fundamental vom B2C-Checkout.

• Der digitale Handschlag: Statt den Warenkorb zur Kasse zu bringen, kann der Kunde ein Angebot anfordern
• Interaktion: Der Händler prüft die Anfrage, gewährt ggf. einen Projektrabatt und sendet das Angebot digital zurück. Der Kunde kann dieses dann mit einem Klick in eine Bestellung umwandeln
• Bedeutung: Dies schließt die Lücke zwischen dem unpersönlichen Online-Shop und dem klassischen Vertriebsgespräch

B2B Suite vs. B2B Components: Der direkte Vergleich

Da Shopware aktuell den Übergang von der alten B2B Suite zu den neuen Components vollzieht, herrscht hier oft Verwirrung. Hier der direkte Vergleich für deine Planung, basierend auf Informationen von Into Commerce:

Zwischenfazit: Diese Funktionen sind technisch ausgereift und notwendig. Aber sie lösen nur das Problem der Transaktion. Sie setzen voraus, dass der Kunde bereits weiß, welches Produkt das richtige ist. Und genau hier liegt das ungenutzte Potenzial – eine Lücke, die du mit digitaler Produktberatung schließen kannst.

Teil 2: Die Content-Lücke – Wo der Standard-Prozess versagt

Wenn wir uns die Suchergebnisse zu Shopware B2B Bestellprozess ansehen, finden wir fast ausschließlich Anleitungen zur Konfiguration der oben genannten Features. Was fehlt, ist der Blick auf den Kunden vor der Bestellung.

Das Szenario des Scheiterns

Stellen wir uns einen Ingenieur vor, der eine Ersatzpumpe für eine Industrieanlage sucht. Dieses Szenario verdeutlicht die fundamentale Schwäche klassischer B2B-Shops:

1. Der Bedarf: Die alte Pumpe ist defekt. Er hat keine Artikelnummer, nur die technischen Spezifikationen (Durchflussrate, Druck, Medium)
2. Der Shop-Besuch: Er nutzt die Suche. Er findet 50 Pumpen, die ähnlich aussehen
3. Das Problem: Die Schnellbestellung hilft ihm nicht, da er keine SKU hat. Die Genehmigungsworkflows sind irrelevant, solange er nicht weiß, was er genehmigen lassen soll
4. Der Abbruch: Er ist unsicher. Um eine Retoure zu vermeiden, verlässt er den Shop und ruft den Vertrieb an oder schreibt eine E-Mail

Das Ergebnis: Der digitale Shopware B2B Bestellprozess ist unterbrochen. Die Transaktion findet manuell statt, verursacht hohe Prozesskosten und bindet Vertriebsressourcen für eine Standardanfrage. Hier zeigt sich, warum ein KI-Produktfinder so wertvoll sein kann.

Die Consultation Gap: Das ungenutzte Potenzial

Die meisten B2B-Shops sind optimierte Kataloge, keine Berater. Sie sind exzellent darin, Bestellungen entgegenzunehmen (Order Taking), aber schlecht darin, Lösungen zu verkaufen (Solution Selling). Laut Bluenoda empfinden 77 % der B2B-Käufer ihren letzten Kaufprozess als sehr komplex oder schwierig.

• Retourenquote: Im B2B sind Retouren oft teurer als im B2C, da es sich um Speditionsware oder konfigurierte Artikel handelt. Falschbestellungen aufgrund mangelnder Beratung sind ein massiver Kostentreiber
• Komplexität: Die Produktvielfalt und technischen Anforderungen überfordern viele Einkäufer ohne Fachberatung
• Zeitverlust: Jeder Medienbruch – vom Shop zum Telefon zur E-Mail – kostet Zeit und erhöht die Fehleranfälligkeit

Hier öffnet sich die Schere: Kunden wollen Self-Service (siehe McKinsey-Daten), aber die Produkte sind zu komplex für einen unbegleiteten Kauf. Diese Lücke kannst du mit spezialisierter KI-Beratung schließen.

Teil 3: Der Game-Changer – KI als technischer Verkaufsingenieur

Um den Shopware B2B Bestellprozess wirklich zu optimieren, müssen wir den Begriff Bestellprozess erweitern. Er beginnt nicht im Warenkorb, sondern bei der Problemlösung. Hier kommt Künstliche Intelligenz ins Spiel – aber nicht so, wie sie meistens beworben wird.

Status Quo: Shopware AI Copilot (Backend-Fokus)

Shopware bietet mit dem AI Copilot bereits starke Funktionen an, wie auf Shopware.com dokumentiert. Diese konzentrieren sich jedoch aktuell stark auf die Effizienz des Händlers oder einfache Zusammenfassungen:

• Erstellung von Produktbeschreibungen und Bildern
• Zusammenfassung von Bewertungen (wie EXWE berichtet)
• Personalisierte Checkout-Nachrichten
• Search by Context für verbesserte Auffindbarkeit

Das ist hilfreich, löst aber nicht das Problem unseres Ingenieurs, der die richtige Pumpe sucht. Hier braucht es eine andere Art von KI – eine, die nicht nur Text generiert, sondern technische Zusammenhänge versteht.

Die Vision: Consultative AI (Beratungs-KI)

Die Zukunft liegt in KI-Agenten, die wie technische Verkaufsberater agieren. Anstatt nur Text zu generieren, verstehen diese Systeme technische Zusammenhänge und können aktiv beraten.

Wie das im Shopware-Kontext konkret aussieht

Stellen wir uns vor, der Ingenieur kommt auf die Seite. Statt einer Suchleiste empfängt ihn ein Digitaler Projektingenieur (ein spezialisierter KI-Agent).

1. Dialog statt Suche:

• Ingenieur: 'Ich brauche eine Pumpe für 5 Bar Druck, die Salzwasser verträgt.'
• KI: 'Für Salzwasser empfehlen wir Pumpen mit Gehäusen aus Titan oder speziellem Kunststoff. Welche Fördermenge benötigst du pro Stunde?'
• Ingenieur: 'Ca. 20 Kubikmeter.'

2. Intelligente Filterung:

Die KI greift im Hintergrund auf die Shopware-Datenbank (via API) zu und filtert nicht nur nach Keywords, sondern nach technischen Attributen (Properties), die in Shopware 6 sehr flexibel angelegt werden können. Eine KI-Produktberatung für Shopware 6 ermöglicht genau diesen Ansatz.

3. Empfehlung und Warenkorb:

• KI: 'Basierend auf deinen Angaben ist die Pumpe X-200 ideal. Sie ist sofort lieferbar. Soll ich das passende Anschluss-Set direkt mit in den Warenkorb legen?'
• Ingenieur: 'Ja.'

4. Nahtloser Übergang:

Die KI füllt den Shopware-Warenkorb automatisch. Jetzt greifen die Standard-Features: Der Ingenieur klickt auf Bestellen, der Genehmigungsworkflow startet, und der Vorgesetzte gibt frei. Der gesamte Prozess läuft digital ab – ohne Medienbruch.

Der Mehrwert: Time-to-Correct-Product

Wettbewerber optimieren auf Time-to-Checkout. Mit diesem Ansatz optimierst du auf Time-to-Correct-Product. Dies ist eine fundamentale Verschiebung der Erfolgsmetrik.

• Reduzierung von Fehlkäufen: Die KI stellt sicher, dass die technischen Spezifikationen (Kompatibilität) geprüft werden, bevor die Bestellung ausgelöst wird
• 24/7 Verfügbarkeit: Technische Beratung ist nicht mehr an Bürozeiten gebunden – ein entscheidender Vorteil im Shopware Kundenservice
• Skalierbarkeit: Ein KI-Agent kann 100 Ingenieure gleichzeitig beraten – ein menschlicher Vertriebler nicht
• Datengetriebene Insights: Jede Kundeninteraktion liefert wertvolle Daten für Produktentwicklung und Marketing

Teil 4: Agentic Commerce – Die nächste Evolutionsstufe ab 2025

Während wir heute noch oft über Chatbots sprechen, steht die nächste Welle bereits vor der Tür: Agentic Commerce. Dies ist ein zentraler Trend für 2025 und darüber hinaus, den auch Shopware strategisch verfolgt, wie PR Newswire und The Paypers berichten.

Was ist Agentic Commerce?

Agentic Commerce bedeutet, dass autonome KI-Agenten nicht nur chatten, sondern handeln. Sie führen komplexe Aufgaben über mehrere Schritte hinweg aus, wie BigCommerce und Identixweb erläutern. Der Einsatz von KI im Vertrieb erreicht damit eine völlig neue Dimension.

Im Kontext des Shopware B2B Bestellprozesses bedeutet das konkret:

• Autonome Beschaffung: Ein KI-Agent auf Kundenseite (z. B. im ERP-System des Kunden) bemerkt, dass der Lagerbestand niedrig ist
• Verhandlung: Dieser Agent kontaktiert den KI-Agenten deines Shopware-Shops
• Transaktion: Die Agenten verhandeln basierend auf Rahmenverträgen einen Preis, prüfen die Verfügbarkeit und lösen die Bestellung aus – ohne menschliches Zutun, wie Automation Alley beschreibt

Shopware's strategische Roadmap

Shopware hat Agentic Commerce als strategisches Feld identifiziert. Auf dem Shopware Community Day 2025 wurde betont, dass die Plattform durch ihre API-First-Architektur ideal dafür vorbereitet ist. Zukünftige Features werden es ermöglichen, dass externe KI-Agenten direkt mit dem Shop interagieren, Angebote erstellen und Bestellungen platzieren. Um das volle Potenzial zu nutzen, solltest du dich mit Shopware KI meistern vertraut machen.

Teil 5: Praktische Umsetzung – Strategieplan für Shopbetreiber

Wie bringst du diese Vision nun auf die Straße? Hier ist ein konkreter Fahrplan, um deinen Shopware B2B Bestellprozess zu modernisieren und fit für die Zukunft zu machen.

Schritt 1: Migration auf B2B Components (Pflicht)

Wenn du noch die alte B2B Suite nutzt, plane jetzt die Migration. Dies ist keine optionale Empfehlung, sondern eine strategische Notwendigkeit.

• Warum: Die B2B Suite läuft aus (End of Life mit Shopware 6.8). Die neuen Components sind performanter und flexibler
• To-Do: Nutze den Migrationsassistenten von Shopware, um Daten wie Budgets und Bestelllisten zu übertragen. Stelle sicher, dass du mindestens den Evolve Plan nutzt, da die Components hier enthalten sind
• Timeline: Plane 3-6 Monate für eine saubere Migration ein, je nach Komplexität deines Setups

Schritt 2: Datenqualität als Fundament (Kür)

Keine KI kann beraten, wenn die Daten schlecht sind. Die Qualität deiner Produktdaten ist das Fundament für jeden intelligenten Shopware B2B Bestellprozess.

• Attribute pflegen: Nutze die Eigenschaften (Properties) in Shopware 6 exzessiv. Eine Pumpe darf nicht nur Pumpe heißen, sie muss Attribute wie 'Druck: 5 bar', 'Material: Titan' strukturiert hinterlegt haben
• PIM-Integration: Für komplexe Sortimente ist ein PIM (Product Information Management) System, das an Shopware angebunden ist, oft unerlässlich
• Technische Dokumentation: Verknüpfe PDFs, CAD-Zeichnungen und Datenblätter mit den Produkten – die KI kann diese Informationen nutzen

Schritt 3: KI-Integration starten

Warte nicht auf die perfekte Agentic-Lösung. Starte heute mit den verfügbaren Möglichkeiten. Wenn du Shopware Support automatisieren willst, ist jetzt der richtige Zeitpunkt.

• Shopware AI Copilot nutzen: Aktiviere die vorhandenen Features wie Search by Context oder Image Keyword Assistant, um die Auffindbarkeit zu verbessern
• Guided Selling Tools: Prüfe Erweiterungen oder externe Dienste wie AI-Produktberatung, die geführte Beratung ermöglichen und binde diese via API an den Warenkorb an
• [KI Produktberatung](/blog/ki-produktberatung-anbieter-vergleich-2025) evaluieren: Vergleiche verschiedene Anbieter und wähle eine Lösung, die zu deinem Sortiment passt

Schritt 4: Den Prozess visualisieren und kommunizieren

Hilf deinen Kunden, den Prozess zu verstehen. Ein oft unterschätzter Content-Hebel sind Visualisierungen und klare Kommunikation der Vorteile.

Fazit: Die Zukunft ist beratungsintensiv

Der Shopware B2B Bestellprozess der Zukunft definiert sich nicht mehr nur über die Geschwindigkeit der Dateneingabe. Die Schnellbestellung per CSV-Upload wird immer ihren Platz haben – für die Routine. Aber das Wachstum liegt in der Komplexität.

Wer es schafft, die mächtigen Standard-Features von Shopware (Genehmigungen, Budgets, Rollen) mit einer intelligenten, KI-gestützten Beratungsphase zu verknüpfen, löst das größte Problem im B2B-E-Commerce: Die Unsicherheit des Einkäufers. Mit KI-Produktberatung wird aus einem Katalog ein kompetenter Berater.

Deine konkreten Handlungsempfehlungen:

1. Stelle sicher, dass deine Shopware B2B Components sauber konfiguriert sind und die Migration von der alten Suite abgeschlossen ist
2. Beginne, deine Produktdaten so aufzubereiten, dass eine KI sie verstehen kann – mit strukturierten Attributen und technischen Spezifikationen
3. Beobachte den Trend Agentic Commerce genau – hier entsteht die nächste große Welle der Automatisierung
4. Teste KI-gestützte Beratungslösungen in einem Pilotprojekt mit deinen komplexesten Produktkategorien

Optimiere nicht nur den Checkout. Optimiere die Entscheidung.

FAQ: Häufige Fragen zum Shopware B2B Bestellprozess