Shopware B2B Preise 2025: Kosten, Editionen & ROI-Hebel

Warum der Preis nur die halbe Wahrheit ist

Wer im Jahr 2025 nach Shopware B2B Preise sucht, erlebt oft einen ersten Schock. Während man früher mit einer einmaligen Lizenzgebühr kalkulierte, bewegt man sich heute in einer Welt von monatlichen Subskriptionen, die schnell die Höhe eines Angestelltengehalts erreichen. Die Zeiten, in denen du einmalig eine Software kauftest und dann jahrelang nutzen konntest, sind im E-Commerce-Bereich endgültig vorbei.

Doch die Frage Was kostet Shopware? ist eigentlich die falsche Frage. Die richtige Frage für B2B-Unternehmen lautet: Was kostet es mich, nicht digital zu verkaufen? oder Wie hoch sind meine Cost of Sales im Vergleich zur Software-Lizenz? Diese Perspektive verändert die gesamte Kalkulation grundlegend und zeigt, warum reine Preisvergleiche in die Irre führen können.

In diesem umfassenden Leitfaden analysieren wir nicht nur die nackten Zahlen der Shopware-Editionen Rise, Evolve und Beyond. Wir decken die versteckten Kosten (TCO) auf, beleuchten die kritischen Änderungen durch die Fair Usage Policy 2025 und zeigen dir, warum selbst der teuerste Plan eine entscheidende Lücke im B2B-Vertrieb offen lässt – und wie du diese mit Shopware KI Lösungen schließen kannst.

Shopware B2B Preise im Überblick: Die offiziellen Kosten

Seit der Umstellung des Preismodells im September 2022 und den Anpassungen für 2025 gibt es bei Shopware keine Kauf-Lizenzen mehr. Das Modell ist rein mietbasiert – entweder als Software-as-a-Service (SaaS) oder als Self-Hosted Subscription. Laut Shopware bietet diese Struktur mehr Flexibilität, bedeutet aber auch laufende monatliche Kosten, die in deine Kalkulation einfließen müssen.

Die grundlegende Entscheidung, die du treffen musst, betrifft nicht nur das Budget, sondern vor allem deine Anforderungen an B2B-Funktionalitäten. Hier ist der aktuelle Status Quo für 2025:

Die drei Editionen im direkten Vergleich

Der Elefant im Raum: Die Fair Usage Policy ab März 2025

Ein entscheidender Faktor für deine Kalkulation ist die neue Fair Usage Policy, die am 24. März 2025 in Kraft tritt. Bisher nutzten viele umsatzstarke B2B-Händler die kostenlose Community Edition, um Lizenzkosten zu sparen. Diese Strategie funktioniert ab 2025 nicht mehr für alle Unternehmen, wie themeware.design ausführlich dokumentiert.

Was sich konkret ändert: Unternehmen mit einem GMV (Bruttowarenvolumen) unter 1 Million Euro können die Community Edition weiterhin inklusive Store-Zugang nutzen. Für diese Gruppe ändert sich praktisch nichts, und der kostenlose Einstieg bleibt möglich.

Wer jedoch über 1 Million Euro GMV generiert, muss auf einen kostenpflichtigen Plan (Rise, Evolve oder Beyond) wechseln, um weiterhin Zugriff auf den Shopware Account, Updates und den Plugin-Store zu erhalten. Der sogenannte Budget-Hack, einfach die kostenlose Version für große B2B-Shops zu nutzen, ist damit offiziell beendet.

Was sind die B2B Components genau?

Warum ist der Sprung von Rise (600 €) auf Evolve (~2.400 €) so gewaltig? Die Antwort liegt in den B2B Components. Früher als B2B Suite bekannt (ein separates Plugin), sind diese Funktionen nun tief in den Core von Shopware integriert, wie into-commerce.de und die offizielle Shopware-Dokumentation erklären.

Wer den Evolve-Plan bucht, erhält Zugriff auf folgende Kernfunktionen:

1. Rechte & Rollen: Abbildung komplexer Firmenhierarchien deiner Kunden – vom Einkäufer über den Abteilungsleiter bis zum Administrator mit vollen Rechten
2. Budgets & Freigaben: Genehmigungsworkflows, die automatisch greifen – zum Beispiel Bestellungen über 500 € müssen vom Vorgesetzten freigegeben werden
3. Schnellbestellung: Upload von CSV-Dateien oder direkte Eingabe von Artikelnummern (SKUs) für effiziente Nachbestellungen
4. Angebotswesen (Quotes): Kunden können statt direkt zu kaufen ein individuelles Angebot anfordern, das dein Vertrieb im Backend bearbeitet und freigeben kann

Laut scope01.com sind diese Funktionen für professionellen B2B-Handel unverzichtbar, da sie die typischen Einkaufsprozesse in Unternehmen abbilden. Wenn du also native B2B-Funktionalitäten benötigst, ohne auf Drittanbieter-Plugins angewiesen zu sein, ist Shopware Evolve (ab ca. 28.800 € pro Jahr) die Einstiegshürde. Diese Investition sollte jedoch im Kontext der Gesamtkosten betrachtet werden.

Die wahren Kosten: Setup, Agentur & Total Cost of Ownership

Ein häufiger und kostspieliger Fehler in der Budgetplanung ist der ausschließliche Fokus auf die Lizenzkosten. In der Realität machen diese oft nur 15–25 % der Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) über drei Jahre aus. Laut exwe.de und der offiziellen Shopware-Kostenseite sind es die Agenturkosten, das initiale Setup und die laufende Wartung, die das Budget wirklich belasten.

Einmalige Projektkosten: Setup und Migration

Shopware ist ein mächtiges Framework mit enormen Anpassungsmöglichkeiten. Es out of the box zu nutzen, ist im B2B-Bereich selten möglich, da ERP-Anbindungen (SAP, Microsoft Dynamics, Sage) und individuelle Preislogiken nahezu immer notwendig sind. Die Komplexität deines Projekts bestimmt maßgeblich die Kosten:

Ein kleines B2B-Projekt mit Standard-Theme, einfacher ERP-Schnittstelle und wenig Customizing liegt typischerweise zwischen 15.000 € und 30.000 €. Hier geht es um den schnellen Markteinstieg mit den wichtigsten Grundfunktionen.

Ein mittleres B2B-Projekt mit individuellem UX-Design, komplexen B2B-Logiken und PIM-Integration bewegt sich im Bereich von 40.000 € bis 80.000 €. Diese Investition ist typisch für Unternehmen, die sich im Markt differenzieren wollen.

Ein Enterprise B2B-Projekt mit Headless-Architektur, Multi-Country-Support und komplexen Konfiguratoren startet bei 100.000 € und kann je nach Anforderungen deutlich darüber liegen.

Laufende Agenturkosten und Wartung

Neben der Lizenz benötigst du kontinuierliche Wartung, Updates und Weiterentwicklung. Laut shopwareagentur.info, YouTube-Analysen und satware.com berechnen deutsche Shopware-Agenturen aktuell zwischen 100 € und 160 € pro Stunde. Für Wartungsverträge solltest du mit monatlichen Retainern von 500 € bis 2.000 € für Sicherheitsupdates, Plugin-Aktualisierungen und Monitoring rechnen.

Diese laufenden Kosten werden oft unterschätzt, sind aber essentiell für einen stabilen, sicheren Betrieb. Wer hier spart, riskiert Sicherheitslücken und Performance-Probleme, die am Ende teurer werden als proaktive Wartung.

Beispielrechnung: Jahr 1 für einen mittelständischen B2B-Shop

Wo Standard-Shopware B2B an seine Grenzen stößt

Hier kommen wir zum strategischen Kernproblem, das in den meisten Preisvergleichen komplett ignoriert wird. Dieses Wissen verschafft dir einen echten Wettbewerbsvorteil bei deiner Entscheidungsfindung.

Du hast 90.000 € investiert und zahlst monatlich 2.400 € für die Evolve-Lizenz. Dafür hast du technisch alles, was ein B2B-Shop braucht: Budgets, Rollen, Preislisten, Angebotswesen. Doch technische Verfügbarkeit ist nicht gleichbedeutend mit kommerziellem Erfolg. Diese Unterscheidung ist fundamental wichtig.

Das Problem: Verwaltung vs. Beratung

Die B2B Components von Shopware sind administrative Werkzeuge. Sie helfen einem Bestandskunden, der genau weiß, was er will, dies effizient zu bestellen. Das klassische Re-Order-Szenario funktioniert damit hervorragend. Der Einkäufer kennt die Artikelnummer, lädt seine CSV hoch, und die Bestellung läuft durch.

Aber was ist mit den vielen anderen Szenarien? Was machst du mit Neukunden, die dein Sortiment nicht auswendig kennen und sich erst orientieren müssen? Wie gehst du mit Bestandskunden um, die ein neues Problem haben, aber nicht wissen, welches Produkt die Lösung ist? Und wie handhabst du komplexe technische Produkte, die echten Erklärungsbedarf haben?

Laut Gartner bevorzugen 75 % der B2B-Einkäufer eine Erfahrung ohne direkten Vertriebsmitarbeiter – sie wollen selbstständig recherchieren und kaufen. Das klingt zunächst nach einem starken Argument für digitale Self-Service-Plattformen.

Aber: Gleichzeitig zeigt Gartner in einer weiteren Studie, dass Käufer, die rein digital ohne Beratung kaufen, ihre Entscheidung deutlich häufiger bereuen. mi-3.com.au berichtet ebenfalls über dieses Purchase Regret-Phänomen, das durch fehlende Beratung entsteht. Im Kontext von KI Beratung im E-Commerce zeigt sich: Kunden wollen Selbstständigkeit, aber auch Sicherheit bei ihrer Entscheidung.

Ein Standard-Shopware-Shop ist ein stummer Katalog. Er wartet darauf, dass der Kunde die richtige Artikelnummer eingibt. Wenn der Kunde unsicher ist, bricht er ab oder ruft den Support an. Beides kostet dich Geld:

• Abbruch: Direkt verlorener Umsatz, den du möglicherweise nie zurückgewinnst
• Anruf: Hohe Prozesskosten – ein technischer Vertriebsmitarbeiter kostet dich ca. 1,50 € bis 3,00 € pro Minute, bei komplexen Anfragen schnell 30-60 € pro Gespräch

Hier entsteht die große Lücke: Deine teure Shopware-Lizenz verwaltet zwar Bestellungen effizient, aber sie verkauft nicht aktiv. Um Shopware Kundenservice Wartezeiten zu vermeiden und gleichzeitig die Beratungsqualität zu verbessern, brauchst du eine andere Lösung.

Der Gamechanger: B2B-Produktberatung durch KI

Um den ROI deiner Shopware-Investition zu maximieren, musst du den Shop vom Verwalter zum Berater transformieren. Hier kommt moderne KI ins Spiel – und zwar nicht als einfacher FAQ-Chatbot, sondern als Guided Selling System, das wie ein erfahrener Vertriebsmitarbeiter agiert.

Der Unterschied zu herkömmlichen KI Produktfinder Alternativen ist fundamental: Während klassische Chatbots auf vordefinierte Fragen antworten, versteht ein echter KI Sales Consultant technische Zusammenhänge und führt den Kunden aktiv zur richtigen Entscheidung.

Administrative B2B vs. Konsultative B2B Features

Wie AI den Cost of Sales dramatisch senkt

Stell dir vor, du integrierst eine KI Chatbot Integration, die dein technisches Produktwissen vollständig besitzt. Ein Kunde kommt auf deinen Shopware-Shop und sucht eine Industriepumpe für Säure. Wie unterscheiden sich die Szenarien?

Ohne AI: Der Kunde tippt Pumpe ein, bekommt 500 Ergebnisse mit kryptischen Bezeichnungen, ist überfordert von den technischen Spezifikationen, verlässt frustriert den Shop – oder ruft an und bindet 20 Minuten deines Vertriebsteams.

Mit AI: Der Shopware Chatbot für Produktberatung fragt: Welche Fördermenge benötigst du? Welche Temperatur hat die Säure? Welche Chemikalienkonzentration? Basierend auf den Antworten schlägt er genau das richtige Produkt vor – mit Begründung, warum diese Pumpe für den Anwendungsfall optimal ist.

Der ROI-Hebel: Warum auch teure Pläne ohne KI unterperformen

Selbst wenn du den teuren Beyond-Plan (6.500 €/Monat) buchst, ist dein ROI niedrig, wenn Kunden nicht herausfinden können, was sie kaufen sollen. Die Conversion-Rate bleibt unter dem Potenzial, die Support-Kosten bleiben hoch.

Der eigentliche ROI-Hebel liegt nicht in der Shopware-Edition, sondern in der Fähigkeit, Kunden durch den Kaufprozess zu führen. Durch KI Selling im Vertrieb wird dein Shop zu einem echten Verkaufswerkzeug statt nur einem digitalen Katalog.

Strategie: Die Middle Ground Lösung

Für viele mittelständische Unternehmen ist die Kombination aus einem günstigeren Shopware-Plan (oder der Community Edition bis 1 Mio. GMV) und einer spezialisierten AI-Beratungslösung wirtschaftlich sinnvoller als das reine Upgrade auf Evolve nur wegen der nativen B2B-Features.

Das Szenario: Du sparst ca. 1.800 € Lizenzkosten pro Monat (Differenz Rise zu Evolve). Einen Teil dieses Budgets investierst du in eine Conversational AI E-Commerce Lösung, die aktiv verkauft.

Das Ergebnis: Mehr Conversions bei Neukunden, weniger Support-Tickets für triviale Fragen, und eine bessere Customer Experience als Konkurrenten mit teurerem Plan aber ohne intelligente Beratung. Eine Shopware Agentur mit KI Expertise kann dir bei der optimalen Konfiguration helfen.

Feature vs. Plan Matrix: Wo nur KI die Lücke schließt

Um die Entscheidung zwischen den verschiedenen Shopware-Editionen zu erleichtern, haben wir eine erweiterte Vergleichsmatrix erstellt. Diese zeigt nicht nur die Standard-Features, sondern auch die entscheidende Dimension der Beratungsfähigkeit, die bei KI Produktberatungs Anbietern im Fokus steht.

Die Matrix zeigt deutlich: Selbst der teuerste Beyond-Plan (6.500 €/Monat) bietet keine native Beratungsfunktion. Die administrative Stärke von Shopware endet dort, wo echte Verkaufsberatung beginnt. Diese Lücke kann nur durch KI im E-Commerce 2025 geschlossen werden.

Praktische Anwendung: Automatisierung der Produktberatung

Wie sieht die Integration einer KI-Beratungslösung in der Praxis aus? Der Prozess ist weniger komplex, als viele Unternehmen zunächst annehmen. Mit der richtigen Strategie kannst du Shopware Support automatisieren und gleichzeitig die Verkaufsberatung verbessern.

Integration in bestehende Shopware-Shops

Eine moderne KI-Beratungslösung integriert sich nahtlos in deinen bestehenden Shopware-Shop – unabhängig davon, ob du Rise, Evolve oder Beyond nutzt. Die KI greift auf deine Produktdaten, Spezifikationen und Verfügbarkeiten zu und kann so fundierte Empfehlungen geben.

Der entscheidende Vorteil: Du musst nicht auf den teuren Evolve-Plan upgraden, um Beratungskompetenz in deinen Shop zu bringen. Die KI ergänzt deine bestehende Infrastruktur und arbeitet mit den Daten, die du bereits hast.

Typische Anwendungsfälle im B2B

• Ersatzteilsuche: Kunde beschreibt die Maschine, KI identifiziert kompatible Ersatzteile
• Konfiguration: KI führt durch komplexe Produktkonfigurationen basierend auf Anforderungen
• Cross-Selling: Intelligente Empfehlung von Zubehör und komplementären Produkten
• Technische Beratung: Beantwortung von Spezifikationsfragen ohne menschlichen Support
• Verfügbarkeits-Check: Echtzeit-Auskunft über Lieferzeiten und Alternativen

Diese Anwendungsfälle zeigen, wie KI die Lücke zwischen dem stummen Katalog und dem persönlichen Vertriebsmitarbeiter schließt. Auch beim Thema Shopware Retouren vermeiden spielt bessere Beratung eine zentrale Rolle – denn wer das richtige Produkt kauft, schickt es nicht zurück.

Fazit: Welche Shopware-Lösung lohnt sich für wen?

Die Wahl der richtigen Shopware-Edition und Strategie hängt 2025 massiv von deinem Umsatzvolumen und der Komplexität deiner Produkte ab. Es gibt keine Einheitslösung, aber klare Empfehlungen für verschiedene Unternehmenstypen.

Empfehlung A: Der Smart Starter (unter 1 Mio. € GMV)

Setup: Shopware Community Edition oder Rise Plan. Du nutzt B2B-Funktionen über Plugins für Quick Order oder Netto-Preise, anstatt den teuren Evolve-Plan zu buchen. Die Fair Usage Policy erlaubt dir diese kostengünstige Variante.

Strategie: Investiere das gesparte Lizenzgeld in eine KI-Produktberatung. Da du noch wachsen willst, ist Neukundengewinnung und Conversion-Optimierung wichtiger als komplexe Rechte-Rollen-Verwaltung für Konzerne. Eine intelligente Beratung hilft dir, aus Besuchern Käufer zu machen.

Geschätzte Kosten: ca. 600 €/Monat (plus Plugins und KI-Lösung).

Empfehlung B: Der Scaling B2B (über 1 Mio. € GMV)

Setup: Shopware Evolve Plan – der Zwang kommt durch die Fair Usage Policy, also nutze die nativen B2B Components auch aktiv. Du brauchst die Funktionen für Budgets und Genehmigungen bei deinen Großkunden.

Strategie: Automatisierung ist King. Verbinde die administrativen Stärken von Evolve mit der vertrieblichen Stärke einer KI. Nutze die Flow Builder Features von Evolve, um Angebote automatisch nachzufassen. Kombiniert mit KI-Beratung erreichst du maximale Effizienz.

Geschätzte Kosten: ca. 2.400 €/Monat (plus KI-Integration).

Empfehlung C: Der Enterprise Player (komplexe Konzerne)

Setup: Shopware Beyond mit Multi-Inventory für verschiedene Lager und kundenspezifische Preise im High-Performance-Bereich. Die Lizenzkosten sind hier zweitrangig gegenüber den Einsparungen durch Prozessautomatisierung.

Strategie: Bei Enterprise-Projekten geht es um TCO-Optimierung durch maximale Integration. Jede Stunde, die dein Vertriebsteam mit Routineanfragen verbringt, ist verschwendet. KI übernimmt die Standardberatung, dein Team konzentriert sich auf strategische Kundenbeziehungen.

Geschätzte Kosten: ca. 6.500 €/Monat (plus Enterprise-Integration).

Die zentrale Erkenntnis

Lass dich von den Shopware B2B Preisen nicht blenden. Die Lizenz ist nur die Eintrittskarte ins Spiel. Der wahre Erfolg im B2B-E-Commerce 2025 entscheidet sich nicht daran, ob du 600 € oder 2.400 € an Shopware überweist, sondern daran, ob dein Shop in der Lage ist, die Beratungslücke zu schließen, die durch den Wegfall des persönlichen Vertriebs entsteht.

Häufig gestellte Fragen zu Shopware B2B Preisen