WooCommerce Rechnung erstellen: Guide 2025 mit E-Rechnung

Warum WooCommerce keine Rechnungen schreibt

Hast du gewusst, dass WooCommerce standardmäßig keine rechtssicheren Rechnungen erstellen kann? Es ist eines der ersten Hindernisse, auf das neue Shop-Betreiber stoßen: Der Kunde bestellt, WooCommerce versendet eine Bestellbestätigung per E-Mail – aber wo ist die Rechnung? Die ernüchternde Antwort: Es gibt keine. Zumindest nicht ab Werk. Wenn du nach woocommerce rechnung erstellen suchst, findest du meist Lösungen, die einfache PDFs generieren.

Doch das Problem ist 2025 größer geworden als nur eine fehlende PDF-Datei. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025 reicht ein einfaches PDF für Geschäftskunden oft nicht mehr aus. Wer jetzt nicht handelt, riskiert Abmahnungen und Ärger mit dem Finanzamt.

WooCommerce ist ein US-amerikanisches Plugin. In den USA und vielen anderen Ländern reicht oft eine einfache Quittung (Receipt) oder die Bestellübersicht in der E-Mail aus. Das deutsche Steuerrecht, insbesondere die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), stellt jedoch strikte Anforderungen.

• Fortlaufende Rechnungsnummern: Diese müssen lückenlos und eindeutig sein. Bestellnummern in WooCommerce sind das nicht, da auch abgebrochene Warenkörbe oder Blog-Posts IDs verbrauchen.
• Pflichtangaben: Steuernummer, Leistungszeitraum, ausgewiesene Umsatzsteuer (7% vs. 19%) und korrekte Adressdaten.
• Unveränderbarkeit: Eine einmal erstellte Rechnung darf nicht nachträglich verändert werden, ohne dass dies protokolliert wird (Storno/Korrekturrechnung).
• 10-jährige Aufbewahrungspflicht: Digitale Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden – ein einfaches Backup reicht nicht aus.

In diesem umfassenden Guide zeigen wir dir nicht nur, wie du in WooCommerce vollautomatisch Rechnungen erstellst, sondern auch, wie du deinen Shop fit für die ZUGFeRD- und XRechnung-Standards machst. Wir vergleichen die besten Plugins, zeigen die Integration zu Buchhaltungstools wie sevDesk oder Lexoffice und erklären, wie du nach der Automatisierung deiner Buchhaltung auch deinen Vertrieb revolutionierst. Das funktioniert ähnlich wie bei Shopware Rechnungen automatisieren, nur eben für das WordPress-Ökosystem.

Der Gamechanger 2025: E-Rechnung vs. PDF-Rechnung

Viele Shop-Betreiber wiegen sich in falscher Sicherheit: Ich versende doch schon PDFs per E-Mail, das ist doch elektronisch, oder? Nein. Laut der neuen Gesetzgebung durch das Wachstumschancengesetz gilt ab dem 01.01.2025 im B2B-Bereich (Geschäfte zwischen Unternehmen) eine völlig neue Definition dessen, was als elektronische Rechnung gilt. Die Haufe-Gruppe hat die neuen Anforderungen ausführlich dokumentiert.

Der entscheidende Unterschied im Detail

Was ist ZUGFeRD und warum ist es so wichtig?

Für WooCommerce-Shopbetreiber ist ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) das wichtigste Format. Es handelt sich um ein hybrides Format mit zwei Ebenen:

1. Du siehst ein ganz normales PDF – visuell ansprechend und für Menschen lesbar.
2. In diesem PDF ist unsichtbar eine XML-Datei eingebettet, die alle Rechnungsdaten in strukturierter Form enthält.

Der entscheidende Vorteil: Dein Kunde kann die Rechnung wie gewohnt öffnen und lesen, während seine Buchhaltungssoftware die Daten automatisch importieren und verbuchen kann. Das spart auf beiden Seiten enorm Zeit. Die IHK bietet hierzu umfassende Informationen.

Die Fristen: Musst du sofort umstellen?

Hier herrscht oft Panik unter Shop-Betreibern. Die genaue Faktenlage sieht wie folgt aus – auch die WKO hat die Übergangsfristen bestätigt:

Lösung A: Die Plugin-Methode für WooCommerce Rechnungen

Für die meisten Shop-Betreiber ist ein Plugin die einfachste Lösung, um WooCommerce Rechnungen zu generieren. Hier sind die drei Top-Kandidaten für den deutschen Markt im Detail.

1. Germanized für WooCommerce (Pro)

Der Platzhirsch für Rechtssicherheit in Deutschland. Germanized ist mehr als nur ein Rechnungs-Plugin; es passt den gesamten Shop an deutsches Recht an – inklusive Lieferzeiten-Anzeige, rechtssichere Checkboxen und AGB-Integration. Laut Vendidero, dem Entwickler hinter Germanized, bietet die Pro-Version umfassende ZUGFeRD-Unterstützung.

• E-Rechnung: Die Pro-Version unterstützt ZUGFeRD (Profile: Basic, Comfort, Extended) und XRechnung vollumfänglich.
• Automatisierung: Erstellt Rechnungen automatisch bei Bestellstatus-Änderung (z.B. In Bearbeitung oder Fertiggestellt) und hängt sie direkt an die E-Mails an.
• Rechtssicherheit: Fortlaufende, lückenlose Rechnungsnummern getrennt von Bestellnummern.
• Storno-Rechnungen: Automatische Erstellung von Gutschriften und Stornorechnungen.
• Kosten: Kostenlose Basis-Version (einfache PDFs möglich), Pro-Version für E-Rechnung und volle Automatisierung ca. 79€/Jahr.

2. German Market

Die starke Alternative mit hervorragendem Support. Ähnlich wie Germanized bietet German Market eine Komplettlösung für den DACH-Raum. Die Lösung wird von MarketPress entwickelt und kontinuierlich aktualisiert.

• E-Rechnung: Bietet ein dediziertes Rechnungs PDF Add-On, das ZUGFeRD-konforme PDFs erstellt. Du kannst wählen, ob das XML eingebettet oder separat angehängt wird.
• Besonderheit: Sehr guter Support, regelmäßige Updates und Integrationen für Billbee und Lexoffice.
• Rechtssicherheit: Komplette Anpassung des Shops an deutsches Recht inklusive Button-Lösung.
• Kosten: Ca. 75€/Jahr für die Vollversion.

3. WooCommerce PDF Invoices und Packing Slips

Der internationale Standard mit überraschend gutem ZUGFeRD-Support. Dies ist das weltweit am häufigsten genutzte Plugin für WooCommerce PDF Rechnung-Erstellung. Laut WordPress.org hat es über 700.000 aktive Installationen.

• E-Rechnung: Die kostenlose Version listet bereits Unterstützung für ZUGFeRD 1.0/2.0 und Factur-X (das französische Pendant zu ZUGFeRD) auf. Das ist ein starkes Argument für Budget-bewusste Shopbetreiber.
• Nachteil: Es kümmert sich nur um Rechnungen. Für die rechtliche Absicherung des Checkouts (Button-Lösung, AGB-Checkboxen) benötigst du trotzdem noch ein Plugin wie Germanized Basis.
• Design: Sehr flexibel mit HTML/CSS anpassbar – ideal für Entwickler und Agenturen.
• Kosten: Kostenlos (Basis) oder ca. 59€ für die Pro-Version mit erweiterten Features.

Vergleichstabelle: Plugins für E-Rechnung 2025

Lösung B: Externe Buchhaltungssoftware für wachsende Shops

Ab einer gewissen Größe – etwa 50 oder mehr Bestellungen im Monat – stoßen WordPress-Plugins an ihre Grenzen. Die Datenbank wird voll, Performance-Probleme können auftreten, und dein Steuerberater beschwert sich über das Zettelchaos aus exportierten PDFs. Hier kommen externe Tools ins Spiel, die einen ähnlichen Ansatz verfolgen wie bei der Shopware Buchhaltung automatisieren.

Warum externe Tools nutzen?

Anstatt die Rechnung direkt in WooCommerce zu erstellen, sendet WooCommerce die Bestelldaten über eine API-Schnittstelle an eine professionelle Buchhaltungssoftware wie sevDesk, Lexoffice oder FastBill. Diese Software erstellt dann die rechtssichere Rechnung mit allen erforderlichen Funktionen.

• Vorteil 1: Steuerberater-Liebe. Diese Tools haben DATEV-Schnittstellen. Dein Steuerberater kann die Daten direkt ziehen, was deine Buchhaltungskosten oft um 30-50% reduziert.
• Vorteil 2: GoBD-Archivierung. Externe Tools garantieren die revisionssichere Archivierung oft besser als ein WordPress-Server. Du bist auf der sicheren Seite bei Betriebsprüfungen.
• Vorteil 3: Banking-Integration. Automatischer Abgleich von Zahlungseingängen mit offenen Rechnungen – du siehst sofort, welche Kunden bezahlt haben.
• Vorteil 4: Skalierbarkeit. Während WordPress-Plugins bei tausenden Rechnungen langsam werden, sind Cloud-Lösungen dafür optimiert.

Die Top-Anbieter und ihre WooCommerce-Integration

sevDesk ist sehr beliebt bei E-Commerce-Startups und wachsenden Online-Shops. Die Integration erfolgt über das Plugin Germanized Pro oder offizielle Connectoren. Laut sevDesk bietet die Plattform vollen Support für ZUGFeRD und XRechnung mit automatischer Erstellung.

Lexoffice ist Marktführer im Bereich Kleinunternehmer und Mittelstand, entwickelt von der Haufe Gruppe. Die Integration erfolgt über Plugins wie Woolex oder Germanized. Lexoffice erstellt automatisch ZUGFeRD-Belege und bietet eine nahtlose DATEV-Anbindung.

FastBill fokussiert sich auf Automatisierung und ansprechende Design-Vorlagen. Laut Tax-Tech unterstützt auch FastBill ZUGFeRD und XRechnung vollständig. Besonders für Freelancer und kleine Agenturen ist FastBill interessant.

Entscheidungshilfe: Welcher Weg ist der richtige für dich?

Bist du unsicher, ob du ein Plugin oder eine externe Software brauchst? Nutze diesen Entscheidungsbaum, um die richtige Lösung für deinen Shop zu finden.

Frage 1: Wie viele Rechnungen schreibst du pro Monat?

• Weniger als 50 Bestellungen: → Plugin-Lösung ist die richtige Wahl. Günstiger, alles an einem Ort in WordPress, einfach zu verwalten.
• Mehr als 50 Bestellungen: → Externe Software empfohlen. Bessere Übersicht, automatischer Banking-Abgleich, skalierbar für Wachstum.

Frage 2: Verkaufst du B2B (an Firmen)?

• Ja, ich verkaufe an Geschäftskunden: → Du benötigst zwingend ZUGFeRD/XRechnung Support. Germanized Pro, German Market oder externe Software wie sevDesk sind Pflicht.
• Nein, nur B2C an Endkunden: → Ein einfaches PDF-Plugin reicht vorerst. Aber plane vorausschauend: Wenn du wächst, kommen oft B2B-Kunden dazu.

Frage 3: Wie arbeitest du mit deinem Steuerberater?

• Ich schicke ihm einen Schuhkarton voller Belege oder PDFs: → Plugin reicht für den Moment, aber denke über eine Optimierung nach.
• Er nutzt DATEV Unternehmen Online: → Externe Software (Lexoffice oder sevDesk) spart dir massive Steuerberaterkosten durch direkte Export-Schnittstellen. Die Investition rechnet sich oft nach wenigen Monaten.

Schritt-für-Schritt: E-Rechnung mit Germanized einrichten

Angenommen, du entscheidest dich für die beliebte Lösung Germanized Pro. So richtest du die E-Rechnung für 2025 Schritt für Schritt ein. Die Dokumentation von Vendidero beschreibt alle Profile im Detail.

Schritt 1: Installation und Aktivierung

Installiere Germanized Pro über das WordPress-Dashboard (Plugins > Installieren > Hochladen) und aktiviere anschließend deine Lizenz. Gehe im WordPress-Dashboard zu WooCommerce > Einstellungen > Germanized. Der Einrichtungsassistent führt dich durch die wichtigsten Grundeinstellungen für den deutschen Markt.

Schritt 2: Rechnungs-Einstellungen öffnen

Navigiere zum Reiter Rechnungen & Lieferscheine. Hier aktivierst du grundsätzlich die PDF-Rechnungserstellung. Stelle sicher, dass Automatische Erstellung für den Status Fertiggestellt und gegebenenfalls auch In Bearbeitung aktiv ist – je nachdem, wann du Rechnungen versenden möchtest.

Schritt 3: E-Rechnung aktivieren

Gehe zum Untermenü E-Rechnung – in der Pro-Version ist dies ein eigener Tab oder Abschnitt. Hier triffst du die entscheidenden Einstellungen:

1. Format wählen: Wähle ZUGFeRD (Comfort) oder ZUGFeRD (Extended). Das Extended-Profil bietet die höchste Kompatibilität und erfüllt alle Anforderungen der EN 16931.
2. Automatisierung aktivieren: Setze den Haken bei E-Rechnung automatisch erstellen/anhängen.
3. Validierung durchführen: Germanized prüft automatisch, ob deine Firmendaten vollständig sind – USt-ID, Firmenname, vollständige Adresse. Fehlende Daten führen zu ungültigen XML-Dateien.
4. E-Mail-Anhang konfigurieren: Stelle sicher, dass das ZUGFeRD-PDF an die Kundenrechnung-E-Mail angehängt wird.

Schritt 4: Testbestellung durchführen

Führe eine Testbestellung in deinem Shop durch, um alles zu überprüfen:

• Prüfe die E-Mail, die automatisch an den Kunden geht – ist das PDF angehängt?
• Öffne das PDF und prüfe, ob alle Pflichtangaben enthalten sind.
• Pro-Tipp: Nutze einen kostenlosen ZUGFeRD-Validator im Web (z.B. von der FeRD-Community), um dein PDF hochzuladen und zu prüfen, ob das XML korrekt eingebettet ist.
• Teste auch eine B2B-Bestellung mit USt-ID, um die Reverse-Charge-Funktionalität zu verifizieren.

Jenseits der Buchhaltung: Totale Shop-Automatisierung

Herzlichen Glückwunsch! Wenn du bis hierhin gefolgt bist, hast du den langweiligen administrativen Teil deines Shops automatisiert. Deine WooCommerce Rechnungen schreiben sich von selbst, das Finanzamt ist glücklich, und du sparst jede Woche mehrere Stunden an Büroarbeit. Dieser Prozess ähnelt dem Ansatz bei Shopware Workflow Automatisierung.

Aber was machst du mit der gewonnenen Zeit?

Die meisten Shop-Betreiber stecken diese Zeit wieder in manuelle Arbeit: Kundenanfragen beantworten. Jeden Tag die gleichen Fragen:

• Passt dieses Ersatzteil zu meinem Modell?
• Welche Größe brauche ich bei diesem Produkt?
• Wann kommt meine Lieferung?
• Wo finde ich meine Rechnung zum Download?
• Gibt es das auch in einer anderen Farbe?

Hier liegt das wahre Potenzial der Automatisierung. Während Tools wie Germanized oder sevDesk dein Backend (Verwaltung, Buchhaltung) aufräumen, können moderne KI-Lösungen dein Frontend (Verkauf & Support) revolutionieren. Das ist die nächste Stufe im Bereich KI im E-Commerce.

Vom Admin-Bot zum intelligenten Sales-Agent

Stell dir vor, du hättest einen Mitarbeiter, der rund um die Uhr verfügbar ist und folgendes leistet:

• Jeden Besucher auf deiner Seite persönlich begrüßt und durch das Sortiment führt.
• Produkte erklärt, als hätte er sie selbst entwickelt – mit allen technischen Details.
• Rechnungsfragen wie Wo ist meine Rechnung? sofort beantwortet, indem er auf das Kundenportal verweist.
• Größenberatung bietet, die Retouren um 30% reduziert.
• Upselling und Cross-Selling betreibt, das natürlich wirkt und nicht aufdringlich ist.

Die Automatisierung der Rechnungserstellung ist der Pflichtteil – nennen wir es Admin AI. Die Kür ist die Sales AI. Durch den Einsatz von KI-Produktberatung im E-Commerce, die auf deine Produktdaten trainiert sind, schließt du die Lücke. Du automatisierst nicht nur die Kosten (Rechnungserstellung, Buchhaltung), sondern auch die Einnahmen (Beratung, Verkauf).

Die Technologie dahinter ist keine Science Fiction mehr. Moderne KI-Chatbots einsetzen ist heute für jeden Shop-Betreiber möglich – nicht nur für große Konzerne. Und wenn du noch einen Schritt weiter gehen möchtest, kannst du auch KI-Verkaufsagenten integrieren, die proaktiv verkaufen.

Ein weiterer interessanter Aspekt: Mit der richtigen Kundenservice Automatisierung mit KI reduzierst du nicht nur Support-Tickets, sondern steigerst gleichzeitig die Kundenzufriedenheit. Kunden bekommen sofort Antworten, statt auf eine E-Mail-Antwort zu warten. Und wenn du bereits über eine Shopware CRM Integration nachdenkst, lässt sich die KI-Beratung nahtlos einbinden.

Für WordPress und WooCommerce funktioniert das genauso gut. Du kannst einen AI-Produktberater integrieren, der sich perfekt in dein Theme einfügt. Oder du gehst den Multi-Channel-Weg und erstellst zusätzlich einen WhatsApp Bot erstellen, um Kunden dort zu erreichen, wo sie ohnehin kommunizieren.

Übrigens: Falls du mit dem Gedanken spielst, von WooCommerce zu wechseln, haben wir auch einen Guide zur WooCommerce zu Shopware Migration erstellt. Und bei jedem KI-Einsatz solltest du natürlich die Regularien im Blick behalten – unser Artikel zum EU AI Act erklärt, was du beachten musst.

FAQ und Checkliste für 2025

Deine 2025 Compliance-Checkliste

Kopiere diese Liste und gehe sie Punkt für Punkt durch, um sicherzustellen, dass dein Shop bereit für die E-Rechnung ist:

• ☐ Plugin-Check: Unterstützt mein aktuelles Rechnungs-Plugin ZUGFeRD/XRechnung?
• ☐ Update: Habe ich die neueste Version (z.B. Germanized Pro 4.0+ oder German Market 2024+) installiert?
• ☐ Stammdaten: Sind meine Firmendaten (USt-ID, vollständige Adresse, Rechtsform) im Shop korrekt hinterlegt?
• ☐ Nummernkreise: Sind meine Rechnungsnummern fortlaufend und lückenlos – separat von den Bestellnummern?
• ☐ Archivierung: Habe ich ein Konzept, wie ich die digitalen Rechnungen 10 Jahre lang revisionssicher speichere?
• ☐ B2B-Validierung: Prüfe ich bei B2B-Kunden die USt-ID über VIES-Check, um Reverse-Charge korrekt anzuwenden?
• ☐ Testbestellung: Habe ich eine Testrechnung erstellt und mit einem ZUGFeRD-Validator geprüft?
• ☐ E-Mail-Versand: Wird die ZUGFeRD-PDF automatisch an die Bestellbestätigung angehängt?

Fazit: Von der Pflicht zur Chance

Das Thema WooCommerce Rechnung erstellen wirkt auf den ersten Blick trocken und bürokratisch. Doch mit den richtigen Tools – sei es Germanized Pro, German Market oder externe Anbieter wie sevDesk und Lexoffice – wird aus der lästigen Pflicht ein vollautomatisierter Prozess, der dir jede Woche Stunden an Arbeit spart.

Nutze die Umstellung auf die E-Rechnung 2025 als Chance, deinen Shop professioneller aufzustellen. Deine B2B-Kunden werden es dir danken, wenn sie Rechnungen automatisch in ihre Buchhaltung importieren können. Und dein Steuerberater wird es dir danken, wenn die Daten sauber via DATEV ankommen.

Und dann? Widme dich wieder dem, was wirklich zählt: Deinen Produkten und deinen Kunden. Mit der richtigen Automatisierungsstrategie – von der Rechnung bis zur Produktberatung – schaffst du dir die Freiräume, um dein Geschäft wirklich voranzubringen.