Shopware Workflow Automatisierung: KI-Guide 2025

Warum einfache Wenn-Dann-Regeln nicht mehr ausreichen

Der E-Commerce steht 2025 vor einem fundamentalen Paradoxon: Die technologischen Möglichkeiten explodieren regelrecht, doch viele Online-Händler nutzen ihre mächtigsten Werkzeuge lediglich für die Verwaltung des Status quo. Wer an Shopware Workflow Automatisierung denkt, hat meist sofort das automatische Versenden von Rechnungen oder Status-E-Mails im Kopf. Das ist zweifellos effizient. Aber es ist längst keine Wettbewerbsdifferenzierung mehr.

In einer Zeit, in der der Fachkräftemangel den Vertrieb und Kundenservice in Deutschland massiv unter Druck setzt, muss Automatisierung mehr leisten als nur Verwaltung. Sie muss verkaufen. Diese Erkenntnis verändert die gesamte Perspektive auf das Thema grundlegend. Laut Shopware entwickeln sich die Automatisierungsmöglichkeiten stetig weiter.

Die aktuelle Landschaft der Shopware-Automatisierung wird dominiert vom Flow Builder. Dieses Tool ist das Herzstück der Prozesssteuerung in Shopware 6. Doch während 90% der Shops damit lediglich Logistik- und Buchhaltungsprozesse abbilden, also alles was nach dem Kauf passiert, liegt das wahre Gold in der Pre-Purchase-Phase: der automatisierten, intelligenten Kundenberatung vor dem Kauf. Wenn du mehr über die grundlegenden Möglichkeiten erfahren möchtest, findest du einen umfassenden Shopware Flow Builder Guide auf unserem Blog.

Dieser umfassende Guide führt dich tief in die Materie ein. Wir starten bei den technischen Grundlagen, um sicherzustellen, dass dein Fundament steht, und bewegen uns dann schnell zu fortgeschrittenen Strategien, die klassische Regel-Logik mit moderner KI verknüpfen. Du erfährst, wie du deinen besten Verkäufer erschaffst, der 24/7 arbeitet, nie krank ist und jeden Kundenwunsch versteht.

Teil 1: Das Fundament verstehen – Flow Builder & Rule Builder

Bevor wir komplexe KI-Szenarien bauen, müssen wir die Werkzeuge beherrschen. Shopware 6 trennt die Logik, also die Frage Wann gilt etwas?, von der Ausführung, also Was soll passieren?. Dieses Verständnis ist entscheidend für jede erfolgreiche Shopware Workflow Automatisierung.

Was ist der Shopware Flow Builder?

Der Flow Builder ist ein No-Code-Automatisierungstool, das direkt in den Shopware 6 Core integriert ist. Er ermöglicht es Händlern, komplexe Geschäftsprozesse zu definieren, ohne eine einzige Zeile PHP-Code schreiben zu müssen. Das Tool basiert auf einem einfachen, aber mächtigen Prinzip, das sich in drei Schritten zusammenfassen lässt.

1. Trigger (Auslöser): Ein Ereignis im Shop löst den Workflow aus, etwa Bestellung eingegangen oder Kunde registriert
2. Condition (Bedingung): Eine Prüfung, ob bestimmte Kriterien erfüllt sind, die durch den Rule Builder definiert werden
3. Action (Aktion): Was soll getan werden? Beispielsweise E-Mail senden, Tag setzen oder Webhook feuern

Der entscheidende Unterschied: Rule Builder vs. Flow Builder

Ein häufiges Missverständnis ist die Vermischung dieser beiden Tools. Um saubere Prozesse und SEO-relevante Strukturen zu bauen, müssen wir klar differenzieren. Der Rule Builder und der Flow Builder ergänzen sich perfekt, haben aber völlig unterschiedliche Aufgaben. Diese Unterscheidung wird auch in der Dokumentation von RHIEM ausführlich erläutert.

Zusammenfassend: Der Rule Builder liefert das Gehirn für die statische Logik, der Flow Builder ist der Muskel, der die Arbeit ausführt. Diese Unterscheidung wird auch in der offiziellen Shopware Dokumentation detailliert erklärt. Wenn du mehr über die Möglichkeiten von KI im E-Commerce erfahren möchtest, haben wir einen umfassenden Guide zusammengestellt.

Teil 2: Status Quo – Klassische Post-Purchase Automatisierung

Um die Lücke zur KI-Automatisierung zu verstehen, müssen wir zunächst betrachten, was heute als Standard gilt. Die meisten Agenturen und Dokumentationen konzentrieren sich auf Prozesse, die nach dem Klick auf den Kaufen-Button stattfinden. Diese Post-Purchase-Automatisierungen sind wichtig, aber sie kratzen nur an der Oberfläche dessen, was möglich ist.

Die Big 3 der Standard-Workflows

Diese Automatisierungen sind hygienische Faktoren. Wenn du diese noch nicht implementiert hast, solltest du dies sofort nachholen. Sie bilden das absolute Minimum dessen, was ein professioneller Online-Shop heute automatisiert haben sollte. Details zum optimalen Umgang mit Bestellungen findest du in unserem Shopware Bestellstatus Guide.

1. Die dynamische Bestellbestätigung

Statt einer statischen E-Mail erhält der Kunde basierend auf seiner Kundengruppe unterschiedliche Informationen. B2B-Kunden sehen Netto-Preise und USt-ID-Hinweise, B2C-Kunden die klassische Bruttodarstellung. Die Konfiguration ist dabei erstaunlich einfach.

• Trigger: checkout.order.placed
• Condition: Regel Ist B2B Kunde
• Action: Sende E-Mail-Template Order Confirmation B2B mit Netto-Preisen und USt-ID Hinweis

2. Lagerbestandswarnung und Nachbestellung

Diese Automatisierung verhindert Leerverkäufe und informiert den Einkauf rechtzeitig. Nichts ist frustrierender für Kunden als eine Bestellung, die später storniert werden muss, weil der Artikel nicht mehr verfügbar ist.

• Trigger: state_enter.product.stock.reached oder ähnlich via Cron
• Condition: Lagerbestand < 5
• Action: Sende interne E-Mail an einkauf@shop.de

3. Retouren-Management

Automatisierte Labels und Kommunikation bei Rücksendungen sparen enorm viel manuelle Arbeit und verbessern gleichzeitig die Kundenzufriedenheit durch schnellere Abwicklung.

• Trigger: state_enter.order_transaction.state.refunded
• Action: Generiere Dokument Gutschrift UND Sende E-Mail an Kunden

Warum Level 1 Automatisierung nicht mehr reicht

Diese Prozesse sparen Zeit und reduzieren Fehler. Das ist unbestreitbar wertvoll. Aber sie haben ein fundamentales Limit: Sie sind reaktiv. Sie reagieren auf eine Entscheidung, die der Kunde bereits getroffen hat. Sie helfen nicht dabei, den Kunden zur Entscheidung zu führen.

Zudem basieren sie auf statischer Logik. Ein Rule Builder kann prüfen: Ist Produkt X im Warenkorb?. Er kann aber nicht verstehen: Warum hat der Kunde Produkt X gewählt und passt es wirklich zu seinen Bedürfnissen?. Hier beginnt die Ära der KI. Die Revolution im Kundenservice durch KI-Automatisierung zeigt bereits, wohin die Reise geht.

Teil 3: Die Lücke – Wo statische Regeln versagen

Stell dir vor, du verkaufst komplexe Produkte wie E-Bikes oder Industriemaschinen. Ein Kunde kommt auf deine Seite und ist unsicher. Er weiß nicht genau, was er braucht, oder er ist sich bei technischen Details nicht sicher. Diese Situation ist im Online-Handel alltäglich und gleichzeitig eine der größten Herausforderungen.

Das Problem: Der Flow Builder ist brillant darin, Daten zu verschieben, wenn ein definiertes Ereignis eintritt. Er ist aber dumm, wenn es darum geht, unstrukturierte Daten wie Kundenfragen oder Unsicherheiten zu interpretieren. Hier liegt deine Chance für ein besseres Ranking und mehr Umsatz: Pre-Sales Automation. Die Grundlagen dafür, wie KI-Chatbots funktionieren, haben wir in einem separaten Artikel erklärt.

Teil 4: Level 2 – Intelligente KI-Workflow-Automatisierung

Wir verlassen nun den Pfad der Standard-Dokumentation. Die Zukunft der Shopware Workflow Automatisierung liegt in der Verbindung von generativer KI mit der Prozess-Power von Shopware. Dieser Ansatz ist fundamental anders als alles, was die meisten Konkurrenten beschreiben. Einen umfassenden Überblick über die Möglichkeiten findest du in unserem Shopware KI Guide.

Das Konzept: KI als Trigger und Enricher

Anstatt dass die KI nur Texte schreibt, wie es der Shopware AI Copilot laut Atwix bereits tut, nutzen wir sie als Entscheidungsträger im Workflow. Das ist ein völlig anderes Paradigma. Die KI analysiert, entscheidet und reichert Daten an, bevor der Flow Builder übernimmt.

Der neue Workflow-Kreislauf funktioniert in vier Schritten, die nahtlos ineinander greifen und eine völlig neue Dimension der Automatisierung eröffnen.

1. Input: Kunde interagiert über Chatbot, Formular oder zeigt bestimmtes Kaufverhalten
2. Analyse (KI): Eine KI analysiert den Intent (Absicht) und den Kontext der Interaktion
3. Anreicherung: Die KI schreibt Daten zurück in Shopware via Tags oder Custom Fields
4. Trigger: Der Shopware Flow Builder reagiert auf diese neuen, intelligenten Daten

Warum ist das revolutionär?

Weil du damit Beratung skalierst. Die KI übernimmt die Rolle des erfahrenen Verkäufers, der erkennt: Dieser Kunde sucht kein billiges Einsteigermodell, er braucht die Profi-Ausrüstung, ist sich aber unsicher wegen der Kompatibilität. Diese Erkenntnis führt automatisch zu den richtigen Follow-up-Aktionen.

Der entscheidende Unterschied zu klassischen Chatbots oder FAQ-Systemen liegt in der Tiefe der Analyse. Ein regelbasierter Bot kann auf Schlüsselwörter reagieren. Eine KI versteht den Kontext, erkennt Unsicherheit und kann entsprechend handeln. Die Grundlagen der KI-Chatbots im Kundenservice revolutionieren bereits viele Branchen.

Teil 5: Praxisbeispiel – Automatisierte Produktberatung

Lass uns dies konkret machen. Wir bauen einen Workflow, der den Fachkräftemangel im Vertrieb kompensiert und gleichzeitig die Conversion-Rate signifikant steigert. Dieses Beispiel zeigt, wie ein Shopware Chatbot intelligent mit dem Flow Builder zusammenarbeitet.

Szenario: Ein Online-Shop für hochwertige Werkzeuge mit komplexem Sortiment. Ziel: Kunden, die technische Fragen stellen, sollen automatisch qualifiziert und zum richtigen Produkt geführt werden, ohne dass ein menschlicher Berater eingreifen muss.

Schritt 1: Der intelligente Einstieg mit KI-Bot

Ein Kunde fragt im Chat oder einem dynamischen Formular: Ich suche eine Säge für Hartholz, die aber auch mobil auf Baustellen einsetzbar ist. Diese Anfrage enthält wertvolle Informationen, die ein statisches System nicht verarbeiten kann. Ein virtueller Verkaufsberater erkennt jedoch sofort die Kernbedürfnisse.

Schritt 2: Die Analyse und Tagging via Middleware

Eine KI, die via API angebunden ist, analysiert den Text in Echtzeit. Das Ergebnis ist eine strukturierte Interpretation der unstrukturierten Kundenanfrage.

• Erkannter Bedarf: Hohe Leistung (Hartholz) + Mobilität (Akku/Kompakt)
• Erkannte Kaufabsicht: Hoch – konkrete Produktsuche mit spezifischen Anforderungen
• Aktion der KI: Ruft die Shopware API auf und setzt beim Kunden ein Tag: Interest: High-Performance-Mobile
• Zusätzliche Anreicherung: Füllt Custom Field Last_Consultation_Topic mit Säge Hartholz Mobil

Schritt 3: Der Shopware Flow übernimmt

Jetzt übernimmt der Flow Builder die Ausführung. Die Konfiguration ist straightforward, aber die Wirkung enorm. Wenn du Hilfe bei der Implementierung benötigst, findest du in unserem Shopware Hilfe Guide weitere Ressourcen.

• Trigger: customer.tag.added (Tag hinzugefügt)
• Condition: Tag ist Interest: High-Performance-Mobile
• Action 1: Sende E-Mail Deine persönliche Produktempfehlung mit dynamisch aus der Kategorie Akku-Sägen Profi geladenen Produkten
• Action 2 (Optional): Wenn Warenkorbwert potenziell > 1.000€, erstelle Aufgabe für Vertriebsteam Persönlich nachfassen

Teil 6: Technische Umsetzung und Tech Stack

Wie setzt du das technisch um? Hier gehen wir ins Detail, damit dieser Artikel auch für Entwickler und technische Manager echten Mehrwert bietet. Die Integration erfordert das Zusammenspiel mehrerer Komponenten, ist aber mit den richtigen Tools durchaus managebar.

1. Webhooks: Die Brücke zur Außenwelt

Um KI anzubinden, benötigst du Webhooks. Diese ermöglichen die Kommunikation zwischen Shopware und externen Services wie KI-Anbietern oder Middleware-Plattformen.

• Shopware Commercial (Evolve/Beyond): Hier ist die Call URL (Webhook) Action nativ im Flow Builder enthalten
• Community Edition / Rise: Du benötigst ein Plugin wie Flow Builder Webhook Action oder ähnliche Drittanbieter-Tools, laut Solution25 gibt es hier verschiedene Optionen

2. Die API-Integration

Die KI muss mit Shopware sprechen. Shopware ist API-first, was ein riesiger Vorteil ist und die Integration erheblich erleichtert. Du hast verschiedene Optionen je nach Anwendungsfall.

• Admin API: Nutze diese, um Tags zu setzen oder Custom Fields zu befüllen. Sie ist ideal für Einzeloperationen.
• Sync API: Wenn du viele Daten auf einmal aktualisieren musst, beispielsweise Produktempfehlungen für 100 Kunden gleichzeitig, ist die Sync API die bessere Wahl.

3. Copy-Paste Workflow Rezept

Hier ist eine abstrakte Logik, die du für deinen Entwickler oder deine Agentur nutzen kannst. Dieses Rezept bildet die Grundlage für ein KI-Lead-Nurturing-System. Mehr zur Conversational AI Zukunft erfährst du in unserem separaten Artikel.

Teil 7: Datenschutz und Compliance – Der deutsche Faktor

Ein Thema, das in US-Tutorials oft fehlt, aber für den DACH-Raum absolut essenziell ist: DSGVO (GDPR). Wenn du KI in deine Shopware Workflow Automatisierung integrierst, verarbeitest du personenbezogene Daten. Das erfordert besondere Sorgfalt und klare Prozesse.

1. Transparenz: Der Kunde muss wissen, dass eine KI seine Anfrage analysiert. Dies kann im Cookie-Banner oder direkt am Formular kommuniziert werden.
2. Datenminimierung: Sende an die KI nur die Anfrage selbst, nicht den Namen oder die E-Mail-Adresse des Kunden, es sei denn, es ist zwingend nötig und durch einen AV-Vertrag gedeckt.
3. Server-Standort: Nutze KI-Modelle, die in Europa gehostet werden, wie Azure OpenAI Europe Region oder lokale Open-Source-Modelle, um Datentransfers in Drittländer zu minimieren.

Teil 8: Vergleich – Statisch vs. Dynamisch im Detail

Um die Überlegenheit des neuen Ansatzes zu verdeutlichen, hier der direkte Vergleich für deine Strategie-Planung. Diese Tabelle hilft dir, den richtigen Ansatz für deinen spezifischen Use Case zu wählen. Der Vergleich verschiedener KI Produktberatung Anbieter kann dir zusätzlich bei der Entscheidung helfen.

Teil 9: Praktische Erfolgsstory – Gartenfreunde

Um zu zeigen, dass dieser Ansatz nicht nur Theorie ist, lohnt sich ein Blick auf reale Implementierungen. Die Erfolgsstory der Gartenfreunde mit KI-Mitarbeiter zeigt eindrucksvoll, wie ein Online-Shop mit komplexem Sortiment durch KI-gestützte Produktberatung seine Conversion-Rate signifikant steigern konnte.

Der Schlüssel zum Erfolg lag in der Kombination aus intelligenter Erstberatung durch KI und nahtloser Integration in bestehende Shopware-Workflows. Kunden, die zuvor abgebrochen hätten, wurden durch personalisierte Empfehlungen zum Kauf geführt – vollautomatisch und rund um die Uhr.

Fazit: Automatisierung muss verkaufen, nicht nur verwalten

Die Shopware Workflow Automatisierung hat sich weiterentwickelt. Wir sind nicht mehr im Zeitalter, in dem eine automatisch versendete Rechnung Applaus verdient. Das ist Standard. Die Gewinner im E-Commerce 2025 werden jene sein, die den Flow Builder nutzen, um echte, personalisierte Kundenerlebnisse zu schaffen.

Sie schließen die Lücke zwischen dem anonymen Online-Shop und der persönlichen Beratung im Fachgeschäft. Mit KI als intelligentem Partner im Workflow wird aus statischer Automatisierung ein dynamisches Verkaufsinstrument, das 24/7 arbeitet und jeden Kunden individuell berät.

Deine Checkliste für den Start

1. Analysiere deine aktuellen Flows: Sind sie nur reaktiv (Post-Purchase) oder auch proaktiv (Pre-Purchase)?
2. Identifiziere die Beratungslücke: An welcher Stelle vor dem Kauf brechen Kunden oft ab?
3. Prüfe deinen Shopware-Plan: Hast du Zugriff auf Webhooks (Evolve/Beyond) oder brauchst du ein Plugin?
4. Starte klein: Ein einfacher KI-gestützter Tagging-Workflow bringt oft mehr ROI als ein komplexes Großprojekt
5. Messe den Erfolg: Definiere KPIs wie Conversion-Rate, durchschnittlicher Warenkorbwert und Kundenanfragen-Reduktion

Nutze die Technologie nicht nur, um Kosten zu senken. Nutze sie als deinen besten Verkäufer, der 24/7 arbeitet, nie krank ist und jeden Kundenwunsch versteht. Der Fachkräftemangel in Deutschland macht KI-gestützte Beratung nicht nur sinnvoll, sondern für viele Shops überlebensnotwendig.

FAQ: Häufige Fragen zur Shopware Automatisierung